Krajowy System e-Faktur (KSeF) zaczyna obowiązywać etapami — również rolnicy, zarówno VAT-owcy, jak i ryczałtowi, będą objęci zmianami, choć w różnym zakresie. Mimo że nowych obowiązków nie da się uniknąć, eksperci uspokajają: kluczowe jest dobre przygotowanie — nie strach, a świadomość zmian. Sprawdź, co dokładnie zmieni się dla rolników i jak uniknąć problemów.

Co oznacza KSeF dla rolników?

Od 1 lutego 2026 r. pierwsze grupy podatników zaczynają korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. Rolnicy mają wiele pytań, ale nie ma powodów do paniki. – „Nie ma powodów do obaw przed KSeF, ale trzeba się dobrze przygotować, by uniknąć później pośpiechu i stresu” – mówi ekspert z Agraves. To już ostatni moment na przygotowanie się przed kolejnymi etapami zmian.

KSeF od 1 lutego – co się zmienia?

Choć 1 lutego 2026 jest kluczową datą, nie oznacza jeszcze obowiązku wystawiania faktur przez rolników w KSeF.

Najważniejsze zmiany to:

  • Rolnicy będą odbierać faktury przez KSeF od dużych podatników (np. za energię czy środki produkcji).

  • Obowiązek wystawiania faktur w KSeF od 1 lutego dotyczy tylko dużych firm — z obrotem VAT powyżej 200 mln zł w 2024 r.

Rolnicy na tym etapie głównie odbiorą dokumenty przez system, a nie będą je wystawiać.

Od kiedy rolnicy VAT-owcy będą wystawiać faktury w KSeF?

Rolnicy będący czynnymi podatnikami VAT muszą przygotować się na kolejny etap obowiązków:

  • Od 1 kwietnia 2026 r. muszą wystawiać faktury w KSeF.

  • Oznacza to konieczność dostępu do systemu, odpowiedniego oprogramowania oraz przygotowania — samodzielnie lub z pomocą biura rachunkowego.

Rolnicy ryczałtowi a KSeF – kto i w jakim zakresie?

System obejmie również rolników ryczałtowych, jednak w ograniczonym zakresie:

  • Rolnicy ryczałtowi z numerem NIP od 1 lutego będą musieli odbierać faktury przez KSeF.

  • Faktury VAT-RR pozostają fakultatywne, pod warunkiem nadania uprawnień nabywcy.

  • Rolnicy bez NIP nie zobaczą faktur bezpośrednio w KSeF — sprzedawca dostarczy dokumenty np. papierowo lub elektronicznie.

  • Na życzenie możliwe jest udostępnienie kodu QR lub linku do faktury w systemie.

Samofakturowanie w KSeF

KSeF dopuszcza samofakturowanie, ale:

  • Nabywca musi mieć odpowiednie uprawnienia.

  • Odpowiedzialność za poprawność dokumentu spoczywa na rolniku.

Jakie korzyści daje KSeF rolnikom?

Nowy system to nie tylko obowiązki, ale i korzyści:

  • Skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni.

  • Faktury będą bezpiecznie przechowywane 10 lat na serwerach państwowych.

  • Koniec z problemami związanymi z archiwizacją dokumentów i ich zagubieniem.

KSeF – na co jeszcze muszą uważać rolnicy?

Warto pamiętać o kilku zasadach:

  • Data otrzymania faktury to data udostępnienia w KSeF – nie jej pobrania.

  • Nie będzie możliwości anulowania ani edytowania faktur – każda pomyłka wymaga korekty.

  • Rolnik może nadawać uprawnienia pracownikowi lub biuru rachunkowemu — ale to wiąże się z pełnym dostępem do danych kosztów i przychodów.

Brak internetu i awarie – jak działać?

Ministerstwo Finansów przewidziało okres przejściowy:

  • Do końca 2026 r. nie będą stosowane kary pieniężne.

  • W przypadku braku internetu:

    • Wystaw fakturę w trybie offline24 i prześlij ją do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego.

    • Gdy KSeF jest niedostępny (przerwa techniczna) — do końca następnego dnia roboczego.

    • W przypadku awarii systemowej — do 7 dni roboczych.

    • W sytuacji skrajnej (zagrożenie państwa) możliwy jest powrót do faktur papierowych bez obowiązku ich późniejszego wprowadzenia do systemu.

Czy biuro rachunkowe przejmie wszystkie obowiązki?

Ekspert z Agraves przestrzega:

  • Rolnicy nie mogą całkowicie przekazać odpowiedzialności za KSeF biurom rachunkowym.

  • Automatyczne pobieranie i księgowanie faktur bez weryfikacji to ryzyko błędów, które w razie kontroli obciąży przede wszystkim rolnika.

Podsumowanie

KSeF to duża zmiana dla rolników — ale odpowiednie przygotowanie i świadomość terminów pozwolą bezproblemowo wdrożyć system i skorzystać z jego zalet.

Więcej na:

https://ksef.podatki.gov.pl/rolnik-ryczaltowy/